ACTIVIDAD 12

HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

El software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

 

INTRODUCCIÓN 
Hoy en día contamos con innumerables herramientas para la administración de proyectos, pero es desde hace poco que se han ido analizado por parte de los investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con los mismos. La estructura desagregada del trabajo, los paquetes de trabajo, los diagramas de red, los diagrama de Gantt, y las redes pert/cpm constituyen recursos necesarios para completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de fallas.

 

Técnicas del software de administración de proyectos:

Programación

Una de las tareas más comunes en la administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos; la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el/los usuario/s y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen:

• Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras.
• Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas.
• Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
• Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos.
• Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos.
• interferencia de datos bidireccionales.

 

 Cálculo de la Ruta Crítica

En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica o serie de acontecimientos que dependan uno del otro y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software (por ejemplo, soluciones de la matriz de la estructura de dependencia) pueden destacar estas tareas, que son las que concentrarán el esfuerzo de seguimiento y optimización.
 Abastecimiento de la información
El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo. Los requisitos típicos podrían incluir:

• Listas de tareas para la gente, y la programación de la asignación de los recursos
• Información descriptiva acerca de cuánto tiempo tomarán las tareas para terminarse
• Detección temprana de riesgos del proyecto
• Información sobre carga de trabajo, por la planeación de días festivos.
• Información histórica sobre cómo han progresado los proyectos, y en particular, cómo se relaciona el desempeño planeado con el actual.

Estas son algunas Herramientas de uso libre para gestión de proyectos:


Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt.
Descargas disponibles para Windows, MacOS y Linux.
GanttProject Es una aplicación de escritorio con interfaz similar a MS. Project permite programar y organizar las tareas y asignación de personas y recursos sobre una representación Gantt.
Por supuesto es una herramienta mucho más ligera que MS Project, pero esto en el ámbito y dimensión de muchos proyectos es más una ventaja que un inconveniente.
La exportación de informes en formato HTML está bastante lograda.
Necesita Java Runtime Environment.
Para hacerse una idea se puede echar un vistazo a esta demo.
Dotproject
Algo más veterana esta solución en entorno web ofrece un marco completo para la planificación, gestión y seguimiento de multiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer también de acceso para monitorizar la evolución del desarrollo.
TeamWork
Impresionante es la apariencia de esta herramienta de entorno web para registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos. Gestión completa de informes de tiempos y costes.
Combina gestión de documentos, de equipos y de proyectos.
Planner
Aplicación de escritorio para gestión y seguimiento de proyectos, con descomposición en tareas y sub-tareas, dependiencias, identificación de la ruta crítica, diagramas de Gantt.
Inicialmente desarrollada para Linux, dispone de versión (beta) para Windows.
Hola Excel para Scrum
hoja de cálculo para gestionar el trabajo en cada sprint: tareas, asignación, estado y tiempos. Genera de forma automática los gráficos para el seguimiento de esfuerzo y tareas.
AgileTrack
Herramienta para planificación y seguimiento de proyectos, de interfaz sencillo. Para desarrollo de software en equipos reducidos con metodologías ágiles, especialmente eXtreme Programming.
PPTS
Project Planning and Tracking System (PPTS) es una herramienta de gestión ágil de proyectos para equipos que trabajan con Scrum y/o Extreme Programming. Es un sistema web, accesible con un navegador que puede instalarse sobre servidor Linux o Windows (con php y MySQL) y de uso libre, con licencia GNU (GPL).
XPWeb
Plataforma web para gestión de proyectos con Extreme Programming
trac
Plataforma web para comunicación, gestión y seguimiento de proyectos, que integra un wiki, interfaz de subversión para la gestión de versiones, seguimiento de proyecto y sistema de tickets para gestionar y registrar tareas, bugs, etc.
TUTOS
Herramienta web de código abierto y uso gratuito para la gestión de pequeños grupos de trabajo o departamentos. Incluye calendario, gestión de equipos, directorio de personas, gestión de incidencias, registros de tiempo, listas de seguimiento...
Solodox Servicio de software que permite editar y compartir con el equipo  y demás interesados planificaciones Gantt.
ToDoList
ToDoList es una herramienta gratuita muy simple y efectiva para la gestión de proyectos en entornos ágiles. Escasamente ocupa 1 Mb, y al instalarla se puede indicar que emplee un fichero .ini para guardar la información de configuración,  de forma que no toca para nada el registro de Windows y se puede llevar incluso en una memoria USB.
Clocking IT Es un gestor de proyectos y tareas, con  control de tiempos, generador de informes, repositorio de ficheros, agenda, chat, notificaciones y RS.
X-Man
X-Man (Extreme Manager) es una herramienta fácil para gestión y seguimiento de proyectos ágile. Si trabajas con un formato ágil tipo XP o Scrum, merece la pena echarle un vistazo, porque además es un programa "limpio": Un fichero de 4 Mb que no necesita instalación. Basta grabarlo en una carpeta y ejecutarlo.
Mindquarry Sistema basado en web para la gestión  de grupos de trabajo, entornos colaborativos, proyectos...
Mindquarry quiere ser la alternativa open source de soluciones propietarias como Basecamp o Sharepoint.
OpenProj Es un programa de escritorio para la gestión de proyectos: gratuito, open source, con versiones para Linux, Unix, Mac y Windows; compatible con ficheros MS Project y con todas las funcionalidades que ofrece Project (como aplicación de escritorio stand-alone)
Project Dune
Sistema sobre web para integrar todos los procesos y documentación del ciclo de desarrollo.
Activity Manager
Programa Open Source para registrar y clasificar por tareas y sub-tareas los tiempos de trabajo del equipo de un proyecto.
PrjPlanner
Herramienta para la auto-gestión ágil de equipos de programación pequeños. Está inspirada en el concepto de backlog de Scrum.
Project2Manage
Se trata de un servicio web, con funcionalidades simples pero que pueden ser suficientes para el registro y la comunicación de actividades entre los miembros de un equipo de trabajo.
Collabtive
Es una plataforma on-line para gestión de proyectos y colaboración de equipos de trabajo. Es open source, y se puede utilizar gratuitamente con licencia GNU. Requisitos: Linux, Apache y PHP5.
RedMine
sistema multi-plataforma, programado con Ruby on Rails, open source con licencia GPL, con un interfaz limpio y unas funcionalidades asombrosas para gestión de proyectos.
iceScrum
Con el mismo interfaz para todos los roles, ofrece las opciones de operación, consulta, estimación de historias de usuario... activas o no, según el usuario sea propietario del producto, gestor, equipo o interesado.
Incluye listas de historias de usuario (backlog), de asuntos, de problemas y de pruebas; un chat en línea, un juego de cartas con el que el equipo puede hacer estimación de poker de las historias propuestas en el backlog.
Google Sites
En muchos casos puede ser más que suficiente. Es una solución útil y simple, que consiste en componer el punto de información y registro de información, a la medida del proyecto, integrando, con la distribución que más nos guste, diferentes Google apps.
 FVE (extensiones para dotProject)
FVE Project Manager es una adaptación del programa libre para gestión de proyectos: dotProject realizada con licencia GPLv3.
Opengoo: sistema web para gestión de equipos de trabajo
Desde el área de administración se pueden ajustar los permisos de cada usuario, de forma indivisual o por grupos, y para cada área de trabajo, incluso para que no resulte visible.


DESARROLLO  
  Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
 
CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
 
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.

FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
 
La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.
 
OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.
 
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.
 
TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
 
Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro